Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“).

1. Úvodní ustanovení a přehled pojmů

1. Pojmy „Aplikace“, „Provozovatel“ a „Uživatel“ mají stejný význam jako v Obchodních podmínkách. Uživatel může být v souvislosti s ochranou osobních údajů označován také jako „Subjekt údajů“.
2. Správcem osobních údajů je Provozovatel Aplikace, společnost Qsiga s.r.o., se sídlem Suchý vršek 2107/30, 158 00 Praha 5, IČO: 29009235.
3. Zpracovatelem je subjekt, který na základě právního předpisu nebo pověření Správce zpracovává osobní údaje pro Správce, typicky na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.
4. Provozovatel neposkytuje osobní údaje Uživatelů neoprávněným třetím stranám a nevyužívá je k reklamním účelům, není-li pro konkrétní zpracování uvedeno jinak.

2. Osobní údaje, které zpracováváme

1. Za účelem provozu Aplikace zpracováváme zejména:
   • E-mail – používá se jako přihlašovací jméno Uživatele.
   • Heslo – používá se k ověření Uživatele
2. Právním základem zpracování údajů nezbytných pro provoz Aplikace je zejména plnění smlouvy a oprávněný zájem.
3. U zákazníků využívajících placené služby zpracováváme údaje nezbytné pro smluvní, účetní a daňovou agendu, zejména:
   • jméno a příjmení,
   • název organizace,
   • fakturační adresu,
   • IČO,
   • DIČ.
4. Právním základem tohoto zpracování je zejména plnění smlouvy a plnění právních povinností v oblasti účetnictví a daní.
5. Uživatel může poskytnout také telefonní kontakt, například pro účely technické podpory. Poskytnutí telefonního čísla není pro běžné používání Aplikace povinné, pokud konkrétní služba nevyžaduje jinak.
6. Na veřejném webu Erpena používáme nezbytné cookies a po udělení souhlasu také analytické cookies. Podrobnosti najdete v dokumentu Cookies.

3. Jak s údaji pracujeme a kde je zpracováváme

1. Data Aplikace jsou u cloudové varianty ukládána na provozních a záložních serverech Provozovatele. Provozovatel pro fyzický provoz serverové infrastruktury využívá hosting poskytovaný společností Avatech s.r.o. Toto ustanovení se nevztahuje na on-premise instalace provozované v infrastruktuře Zákazníka.
2. Přístup k serverům a produkčním datům mají pouze pověřené osoby v rozsahu nezbytném pro provoz, technickou správu, podporu a zabezpečení služby.
3. Osobní údaje mohou být zpracovávány manuálně i automatizovaně. O činnostech zpracování vedeme záznamy v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy.
4. Aplikace není určena dětem mladším 16 let a Provozovatel jejich osobní údaje za účelem poskytování Aplikace cíleně neshromažďuje.
5. Data Aplikace jsou podle současného modelu cloudové služby uchovávána a zpracovávána v rámci Evropského hospodářského prostoru, není-li se Zákazníkem u konkrétní služby dohodnuto jinak.

4. Práva subjektu údajů

1. Při uplatnění svých práv nás kontaktujte prostřednictvím údajů uvedených na konci těchto Zásad. V přiměřeném rozsahu můžeme ověřit totožnost žadatele. U zjevně nedůvodných nebo nepřiměřeně opakovaných žádostí můžeme postupovat v rozsahu dovoleném právními předpisy.
2. V rozsahu stanoveném právními předpisy máte zejména právo:
   • na přístup k osobním údajům,
   • na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů,
   • na výmaz osobních údajů,
   • na omezení zpracování,
   • vznést námitku proti zpracování,
   • podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.
3. Některá práva lze realizovat přímo prostřednictvím Aplikace, ostatní prostřednictvím komunikace s Provozovatelem.

5. Doba uchování údajů

1. Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který jsou zpracovávány, a dále po dobu vyžadovanou právními předpisy.
2. Údaje potřebné pro provoz Aplikace evidujeme po dobu trvání smluvního vztahu. Podle současného provozního nastavení jsou data po ukončení služby odstraněna z provozních systémů a následně i ze záloh v rámci nastavených retenčních lhůt.
3. Účetní a daňové údaje uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.
4. Údaje používané pro technickou podporu uchováváme po dobu nezbytnou pro vyřízení požadavku, případně po dobu trvání smluvního vztahu, pokud jsou potřebné pro navazující podporu.

6. Závěrečná ustanovení

1. Uživatel se zavazuje bez zbytečného odkladu oznámit skutečnosti, které mohou mít význam pro správnost nebo zákonnost zpracování jeho osobních údajů.
2. Uživatel se zavazuje poskytnout Provozovateli přiměřenou součinnost nezbytnou pro vyřízení jeho žádostí a plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů.
3. Provozovatel může tyto Zásady aktualizovat, zejména při změně služby, způsobu zpracování nebo právních požadavků.
4. Aktuální znění Zásad je vždy dostupné na www.erpena.com.
5. Datum účinnosti této verze Zásad musí být aktualizováno před jejím zveřejněním.