Funkce pro celý chod firmy

Erpena propojuje jednotlivé části firemní agendy do jednoho systému. Projděte si konkrétní funkce jednotlivých modulů – od prvního obchodního kontaktu přes projekty a práci týmu až po ceny, fakturaci, náklady a platby.

Moduly můžete používat samostatně, jejich největší přínos ale vzniká ve vzájemném propojení. Data z jedné části systému tak mohou přímo navazovat na další kroky bez opakovaného zadávání.

CRM a obchod

Od prvního kontaktu s obchodní příležitostí až po dlouhodobou péči o zákazníka. Informace, komunikace, nabídky, objednávky i navazující práce zůstávají propojené.

Obchodní proces a přehled

Příležitost lze založit, upravit nebo zrušit a během obchodního procesu průběžně měnit její stav. Obchodní tým si může zvolit Kanban podle stavů nebo termínů, případně tabulkový přehled s filtrováním. Dashboard příležitosti spojuje základní informace, aktivitu, otevřené úkoly a připravované nabídky

Kontakty, komunikace a navazující práce

U každé příležitosti lze evidovat kontaktní osoby, adresy a tagy a zapisovat telefonáty, schůzky, poznámky i další aktivity do společné časové osy. Ze stejného místa lze zakládat navazující úkoly a nabídky, pracovat s upozorněními a přílohami a dohledat historii systémem odeslaných e-mailů. Obchodník tak před dalším kontaktem vidí celý dosavadní kontext příležitosti.

Převod na zákazníka

Po úspěšném dokončení obchodního procesu lze příležitost převést na zákazníka. Dosavadní obchodní historie a související informace přitom zůstávají zachované, takže další práce nezačíná zakládáním stejných dat znovu.

Evidence a 360° přehled zákazníka

Zákazníky lze vytvářet jednotlivě nebo hromadně importovat a v seznamu je filtrovat podle potřeb uživatele. Dashboard zákazníka ukazuje poslední aktivitu, aktuálně řešené úkoly, požadavky, nabídky, objednávky a projekty a současně přidává finanční kontext – zálohy, dluh, objednané částky, vyfakturované a nevyfakturované položky nebo závazky po splatnosti. K dispozici je také historie obratu fakturace a objednávek a rychlé akce pro založení nové aktivity, úkolu, nabídky, faktury nebo zálohy.

Kontakty, adresy a historie

U zákazníka jsou odděleně vedené základní údaje, adresy, tagy a kontaktní osoby, které lze organizovat do skupin. Ručně zadané telefonáty, schůzky a poznámky se v časové ose potkávají se systémovými událostmi, například s vystavenou fakturou nebo dokončeným úkolem. Součástí historie jsou také systémem odeslané e-maily a přílohy, které lze uspořádat do adresářů.

Obchod a provoz u zákazníka

Zákaznická karta je přímo propojená s provozní agendou Erpeny. U konkrétního zákazníka lze pracovat s úkoly a projekty, paušálními produkty, nabídkami a objednávkami, jednorázovými poplatky, požadavky a tikety nebo hierarchickým inventářem. Uživatel tak nemusí jednotlivé souvislosti dohledávat v oddělených systémech a vždy se může vrátit k jednomu společnému zákaznickému kontextu.

Výkazy práce a fakturace

Práci provedenou pro zákazníka lze evidovat ve výkazech práce včetně provedených úkolů, času a případných dalších poplatků. Výkaz může procházet stavy rozpracovaný, hotový a potvrzený a je možné zobrazit jeho detail nebo vytvořit PDF. Na stejném místě jsou dostupné také faktury a platby zákazníka včetně historie transakcí, zálohových plateb, avíz, párování a případného storna.

Smlouvy, limity a upozornění

Dlouhodobé podmínky spolupráce lze držet přímo u zákazníka. Erpena eviduje související smlouvy, umožňuje nastavit finanční limity a vytvářet časová upozornění, která mohou v určený okamžik odeslat e-mail nebo založit nový úkol.

Tvorba a správa nabídky

Novou nabídku lze vytvořit ručně nebo z připravené šablony a během obchodního jednání uchovávat více jejích verzí. Položky je možné vybírat z produktového katalogu nebo zadat ručně s vlastní cenou

Převod do objednávky a zpracování

Nabídka a objednávka používají společný stavový proces, takže přijatou nabídku lze převést na objednávku pouhou změnou stavu bez znovuzadávání položek a cen. Přehled nabídek a objednávek je dostupný v tabulce s vyhledáváním a filtry a souhrnné informace ukazují například objem nabídek, hodnotu nevyřízených objednávek nebo realizovaný obrat. Pokud byla nabídka založená pod chybným zákazníkem, lze zákazníka opravit i dodatečně.

Návaznost na ceny a fakturaci

Vyřízení objednávky může přímo navazovat na fakturaci. Erpena může po dokončení automaticky vytvořit fakturační položky, případně umožnit účtovat jednotlivé položky postupně do různých faktur. Při zpracování zároveň kontroluje nastavené finanční limity zákazníka a objednávková pravidla mohou podle zvolené kombinace automaticky přidávat nebo odebírat související produkty.

Projekty a úkoly

Plánujte projekty a úkoly, evidujte skutečně odvedenou práci a rezervujte potřebné zdroje. Provozní data mohou přímo vstupovat do fakturace, nákladů i provizí.

Přehled projektu a jeho řízení

Projekt má vlastní přehled, ve kterém lze spravovat zapojené lidi, popis projektu, zhodnocení a ponaučení a zároveň sledovat rozložení úkolů podle jejich stavů a nákladů podle typu. Projekt obsahuje termíny a lze u něj nastavit podmínky týkající se slev, smluv a fakturace. Seznam projektů je možné vyhledávat a filtrovat a nový projekt založit přímo z přehledu.

Projektová agenda

Vedle běžných aktivit a ručních záznamů schůzek nebo poznámek lze u projektu evidovat nápady, otevřené body, rizika a problémy. Na projekt mohou navazovat také nabídky a objednávky, takže obchodní a realizační část zůstávají ve stejném kontextu a jejich vývoj lze dohledat z jednoho místa.

Odvedená práce a finance projektu

Erpena sleduje skutečně vykázanou práci jednotlivých lidí po měsících a umožňuje ji filtrovat podle pracovníka. Při vykázání lze určit produkt reprezentující práci, dopravu nebo ubytování a tato data mohou automaticky vstoupit do fakturace, nákladů a provizí. Projekt zároveň zpřístupňuje své náklady, faktury, platby a výkazy práce a může obsahovat vlastní smlouvy, upozornění i přílohy.

Přehledy a plánování práce

Stejnou sadu úkolů lze zobrazit podle toho, jak tým právě potřebuje pracovat. K dispozici jsou skupinové přehledy podle řešitele, stavu, termínu nebo priority, kompaktní režim pro větší množství úkolů, Kanban, tabulka s filtry a volitelnými sloupci i kalendář. Uživatel může rychle omezit pohled například jen na své úkoly, všechny dostupné úkoly nebo úkoly, které sám vytvořil.

Detail a struktura úkolu

Úkol může být jednoduchý, komplexní nebo soukromý a obsahuje název, stav, popis, termíny, komentáře a přílohy. Komplexnější práci lze rozdělit do libovolně hluboké hierarchie podúkolů a později dohledat historii provedených změn. Opakující se typy práce lze zakládat rychleji pomocí připravených šablon.

Čas, zákazník a účtování

Úkol může být navázaný na zákazníka nebo projekt a podle tohoto kontextu použít odpovídající cenové podmínky a slevy. U placeného úkolu lze účtování určit produktem nebo ručně a během práce vykazovat či přímo sledovat strávený čas. Po dokončení může Erpena z odvedené práce automaticky vytvořit související fakturační i nákladové položky.

Evidence a plánování zdrojů

Zdroje lze vyhledávat a filtrovat v samostatném seznamu a každý zdroj má vlastní detail se základními parametry a přehledem rezervací. Kombinovaný kalendář zobrazuje zdroje společně s uživateli, takže je možné plánovat dostupnost lidí, zařízení, místností nebo jiných sdílených kapacit v jednom časovém pohledu. Rezervaci lze vytvořit přímo z kalendáře nebo detailu a ke zdroji lze připojit také upozornění.

Zákaznická podpora

Požadavky zákazníků, jejich řešení a evidovaný inventář na jednom místě. Zákazník může požadavek zadat i sledovat přes samoobsluhu.

Fronta požadavků a přehled

Požadavky lze sledovat ve skupinových seznamech, kompaktním zobrazení nebo Kanbanu a filtrovat podle různých parametrů a rozsahu, například jen na vlastní nebo vytvořené tikety. Dashboard podpory ukazuje počty požadavků, průměrnou dobu řešení a reakce, dlouho stojící tikety, zastoupení jednotlivých typů i vývoj v čase. Vedoucí i řešitelé tak mají k dispozici provozní přehled nad celou frontou podpory.

Řešení konkrétního požadavku

Detail požadavku obsahuje jeho stav, popis a další parametry, komentáře zadavatele i řešitelů a historii změn. Řešitele lze v průběhu práce změnit a Erpena může současně sledovat čas věnovaný konkrétnímu požadavku. Při změnách mohou být automaticky odesílána e-mailová upozornění, takže zadavatel i interní tým zůstávají informovaní o průběhu řešení.

Zákaznická samoobsluha

Zákazník může nový požadavek zadat přímo přes samoobsluhu a stejným způsobem sledovat jeho další průběh. Pohled zákazníka využívá stejnou agendu jako interní část systému, ale je omezený pouze na tikety, ke kterým má daný zákazník přístup.

Struktura inventáře

Inventář lze uspořádat do vlastní hierarchie skupin a podskupin podle zařízení, umístění nebo jiného způsobu, který dává firmě smysl. Novou položku lze vložit na konkrétní místo struktury a již existující položky i celé skupiny lze podle potřeby přesouvat bez ztráty souvisejících informací.

Detail a navazující agenda

Detail inventární položky obsahuje její základní údaje, umístění, popis a jednoznačný QR kód. Na stejném místě je dostupná časová osa aktivit, otevřené úkoly vztahující se k položce, upozornění a přílohy. Inventář tak může sloužit nejen jako seznam majetku, ale i jako kontext pro servisní nebo provozní práci.

Produkty a ceny

Produkty, služby, paušály, ceníky, individuální ceny, slevy i pravidla, která určují, co lze nabídnout a za jakých podmínek.

Produkty a služby

Produktový katalog podporuje standardní i generické produkty a umožňuje hromadný import většího množství položek. Generický produkt může při konkrétním použití získat vlastní název a cenu, zatímco paušální produkt může pravidelně vytvářet poplatek podle nastaveného období a případně účtovat poměrnou část. Produkty mohou mít vícejazyčné názvy podle komunikačního jazyka zákazníka, údaje pro DPH a účetnictví, mohou být dostupné pouze vybraným zákazníkům a lze je dočasně deaktivovat.

Ceny, slevy a ceníky

Prodejní cenu lze naplánovat do budoucna a Erpena uchovává také její historii. Vedle základní ceny lze nastavit individuální ceny pro konkrétní zákazníky a slevy procentuální nebo fixní, a to obecně, pro vybrané zákazníky nebo pro konkrétní projekty. Produktovou strukturu lze využít jako ceník a aplikovat v ní slevy na celé skupiny, řádky nebo sloupce.

Nákladové ceny

Nákladová cena produktu může být jednoduchá fixní částka nebo se měnit podle množství. Zároveň lze udržovat odlišné nákladové ceny podle dodavatele a v případě potřeby je dále rozlišit pro konkrétního zákazníka nebo projekt. Díky tomu může systém při následném vyhodnocení pracovat s nákladem odpovídajícím skutečnému obchodnímu kontextu.

Produktová pravidla

Produktová pravidla hlídají, zda je kombinace položek v nabídce nebo objednávce přípustná. Produkty se mohou vzájemně vylučovat, jeden produkt může podle množství vyžadovat další položku nebo produkt z určité kategorie a systém může zabránit odebrání povinné položky. Pravidla tak pomáhají udržet konzistentní konfiguraci nabídky i u složitějšího produktového portfolia.

Billing a fakturace

Podklady pro fakturaci mohou vznikat automaticky při práci v ostatních modulech. Erpena je sesbírá, ocení a připraví do fakturačních období a výsledných dokladů.

Automatický vznik fakturačních položek

Fakturační položky nemusí vznikat ručním přepisem na konci období. Erpena je může vytvářet průběžně z dokončeného placeného úkolu, uzavřeného výkazu práce, práce vykázané na projektu nebo dokončené objednávky. Stejným způsobem mohou do billingu vstupovat paušální produkty a ručně vložené jednorázové poplatky.

Fakturační období a hromadné zpracování

Fakturační podklady lze rozdělit do různých fakturačních období podle způsobu, jakým firma své zákazníky účtuje. U každého období je vidět jeho stav a faktury, které obsahuje, a před uzavřením lze výsledné doklady zkontrolovat v náhledu. Faktury je potom možné uzavřít jednotlivě nebo hromadně a po dokončení je také hromadně odeslat zákazníkům e-mailem.

Faktury a daňové doklady

Vedle faktur vznikajících z billingu lze vystavit také jednorázovou ručně vystavenou fakturu a neuzavřený doklad dále upravovat. Erpena počítá s plátci i neplátci DPH, přenesenou daňovou povinností, zálohovými fakturami a daňovými doklady k přijatým zálohám i s opravnými daňovými doklady. Podporované jsou také účtenky a vlastní pokladny s oddělenými číselnými řadami.

Výstupy, export a zpracování položek

Vystavenou fakturu lze vytvořit jako PDF včetně detailní přílohy položek nebo ve formátu ISDOC. Vybrané doklady je možné exportovat do účetnictví a číslování probíhá automaticky podle nastavených číselných řad. Při sestavení výsledné faktury lze uplatnit slevy, seskupovat stejné položky a zvolit odpovídající způsob zaokrouhlení.

Přehled a finanční kontrola

Fakturační dashboard zpřístupňuje aktuální objem vyfakturovaných a nevyfakturovaných částek a jejich vývoj po měsících. Současně ukazuje pohledávky před splatností i po splatnosti včetně počtu dnů a pracuje s více měnami a více účetními jednotkami s vlastním nastavením DPH. Finanční limity zákazníků mohou před dalším obchodem pouze upozornit nebo úplně zablokovat novou objednávku.

Finance a řízení

Platby, náklady, provize a reporty navazují na stejná provozní data. Díky tomu lze dohledat, z čeho jednotlivé finanční položky vycházejí.

Import a párování plateb

Bankovní platby lze importovat do Erpeny a automaticky párovat s vystavenými fakturami podle jejich identifikace, například variabilního symbolu. Pokud systém platbu nerozpozná, může ji uživatel přiřadit ručně. Zpracované platby je následně možné exportovat do účetnictví.

Zálohy, avíza a vratky

Erpena pracuje také se zálohovými platbami a souvisejícími daňovými doklady, které lze vytvořit i jako PDF. Platbu je možné nejprve evidovat formou avíza a po jejím skutečném přijetí avízo spárovat s bankovní transakcí. Pokud je potřeba peníze vrátit, systém podporuje částečnou i úplnou vratku a navazující daňový doklad.

Historie a více měn

U každé platby lze otevřít detail a v povoleném rozsahu upravit její údaje. Systém uchovává historii transakcí i historii vazeb mezi platbou a fakturami, takže je možné zpětně dohledat, jak byla částka použita. Chybně vloženou platbu lze stornovat a platební agenda podporuje práci ve více měnách.

Nákladové položky a faktury

Nákladové položky a nákladové faktury mají vlastní tabulkové přehledy, ze kterých lze otevřít jejich detail. Náklad lze založit ručně a nákladová faktura obsahuje informace o dodavateli, odběrateli i jednotlivých položkách. Dokončené nákladové doklady lze podle nastaveného procesu exportovat do účetnictví.

Automatické generování nákladů

Náklady mohou vznikat automaticky ve chvíli, kdy vzniká související práce nebo spotřeba. Erpena může použít hodinovou sazbu konkrétního uživatele, nákladovou cenu produktu nebo nastavenou provizi a podle výsledku připravit odpovídající nákladovou položku. Z těchto dat lze následně automaticky připravit nákladovou fakturu pro interního pracovníka nebo externího dodavatele.

Přehled a výpočet provizí

Provize se sledují po jednotlivých obdobích a uživatelích a mohou vycházet z vykázaných hodin i z prodaného zboží. Erpena umí provizní položku vytvořit automaticky podle nastavených pravidel a oprávněný uživatel pak vidí detail jednotlivých odměn, může je filtrovat a u každé dohledat, z jaké konkrétní práce nebo prodeje vznikla.

Návaznost na náklady

Vypočtené provize lze převést do nákladové agendy a vygenerovat z nich nákladovou fakturu. U vybraného uživatele je zároveň možné zobrazit přehled nákladových faktur, které s jeho odměnami souvisejí.

Připravené výstupy

Erpena obsahuje předdefinovanou sadu reportů, přičemž uživatel vidí pouze výstupy, které má k dispozici. Konkrétní report lze podle jeho typu stáhnout v podporovaných formátech a použít pro další zpracování nebo sdílení. Tyto výstupy doplňují průběžné dashboardy, které jsou součástí jednotlivých provozních modulů.

Další možnosti

Další funkce systému

Vedle šesti hlavních oblastí obsahuje Erpena také průřezové a podpůrné funkce pro dodavatele, smlouvy, upozornění, automatizaci, uživatele a nastavení systému.

Dodavatelé a smlouvy

Evidujte dodavatelské vztahy, nákladové ceny, přijaté faktury, platby, smlouvy a upozornění ve stejných souvislostech jako zákaznickou agendu.

Přehled dodavatele

Dodavatelé mají vlastní seznam s filtrováním a vyhledáváním a nového dodavatele lze založit samostatně nebo označit existujícího zákazníka také jako dodavatele. Jeho dashboard spojuje základní parametry, aktivitu a aktuálně řešené úkoly a z jednoho místa jsou dostupné také adresy, kontakty, přílohy a historie systémem odeslaných e-mailů.

Produkty a finanční souvislosti

U dodavatele lze evidovat produkty, které poskytuje, a jejich nákladové ceny, takže se dodavatelský vztah může přímo promítnout do kalkulace nákladů. Na stejného dodavatele lze navázat úkoly, přijaté nákladové faktury, odeslané platby, smlouvy a upozornění a držet tak celou dodavatelskou agendu ve společném kontextu.

Evidence smluv

Smlouvy mají vlastní přehled s filtrováním a vyhledáváním a lze je zakládat jako samostatné záznamy nebo v návaznosti na další části systému. U smlouvy lze upravovat její parametry, otevřít nebo stáhnout připojený dokument a spravovat upozornění vztahující se k důležitým termínům nebo navazujícím krokům.

Správa upozornění

Upozornění mají vlastní centrální seznam s filtrováním a vyhledáváním. Uživatel může nové upozornění vytvořit nebo upravit existující a současně je používat přímo u konkrétních objektů, například zákazníka, projektu, smlouvy nebo zdroje, kde slouží k hlídání důležitých termínů.

Automatizace a správa

Nastavte role, přístupy, firemní parametry, šablony a automatická pravidla tak, aby Erpena odpovídala způsobu práce vaší firmy.

Konfigurace a kontrola pravidel

Automatizační pravidlo spojuje definovanou podmínku s akcí, která se po jejím splnění automaticky provede. Pravidla lze vyhledávat, vytvářet a upravovat, dočasně pozastavit a později znovu aktivovat. Historie provedených pravidel umožňuje zpětně ověřit, kdy a nad jakými daty automatizace proběhla.

Uživatelé, role a přístup k datům

Uživatelům lze přiřadit jednu nebo více rolí a určit, ke kterým částem systému mají přístup. Erpena podporuje organizační strukturu, skupiny uživatelů a evidenci dovedností a vedle oprávnění k jednotlivým modulům umožňuje omezit přístup také ke konkrétním datům, například pouze k vybraným zákazníkům nebo projektům.

Firemní a fakturační nastavení

V administraci lze spravovat základní firemní a účetní parametry včetně firemního účtu, adres a e-mailového serveru. Nastavit lze sazby DPH včetně změn platných až od budoucího data, číselné řady, účetní jednotky, finanční limity a způsob zaokrouhlování. Samostatně lze spravovat pokladny a jejich číselné řady i měnové kurzy používané při přepočtech.

Šablony, číselníky a systémové záznamy

Pro opakující se práci lze připravit e-mailové šablony, šablony úkolů a šablony nabídek nebo objednávek a používat vlastní číselníky a předdefinované tagy. Administrace zároveň uchovává systémové záznamy důležité pro kontrolu provozu – historii odeslaných e-mailů, exportů do účetnictví, vykázaného času nebo bankovních importů včetně chyb, které je potřeba vyřešit.

Nastavení uživatele a integrace

Každý uživatel má vlastní profil, může změnit fotografii nebo heslo a nastavit způsob, jakým chce dostávat notifikace. Ze svého nastavení může také spravovat synchronizaci s Google Kalendářem a napojení mobilní aplikace, takže si každodenní práci přizpůsobí svému zařízení a způsobu používání Erpeny.