Obchodní podmínky

Podmínky užívání aplikace Erpena (dále jen „Podmínky“)

1. Úvodní ustanovení

1. Tyto Podmínky upravují práva a povinnosti při užívání internetové aplikace Erpena dostupné na internetové adrese (URL) https://www.erpena.com (dále jen „Aplikace“).
2. Poskytovatelem Aplikace je společnost Qsiga s.r.o., se sídlem Suchý vršek 2107/30, 158 00 Praha 5, IČO: 29009235, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu C, vložka 159620 (dále jen „Provozovatel“).
3. Aplikace je webová služba sloužící primárně jako firemní interní informační systém pro podporu podnikání.
4. Firemním profilem se rozumí samostatné prostředí Zákazníka vytvořené v Aplikaci, ve kterém jsou vedena data Zákazníka a uživatelské účty jeho Uživatelů (dále jen „Firemní profil“). Zákazníkem je právnická osoba nebo fyzická osoba, která uzavírá smlouvu s Provozovatelem v souvislosti se svou podnikatelskou činností nebo samostatným výkonem svého povolání a která si na základě této smlouvy vytvoří vlastní Firemní profil v Aplikaci (dále jen „Zákazník“).
5. Uživatelem Aplikace je každá fyzická osoba, která má vytvořen uživatelský účet v Aplikaci ve Firemním profilu Zákazníka (dále jen „Uživatel“). Zákazník se též považuje za Uživatele, pokud Aplikaci sám používá.
6. Aplikace a z ní vyplývající služby jsou pro Zákazníka dostupné v různých verzích. Zákazník si příslušnou verzi Aplikace volí při registraci a vytvoření Firemního profilu nebo následně podle aktuální nabídky zveřejněné na internetových stránkách www.erpena.com.
7. Odesláním registrace nebo objednávky spojené s vytvořením Firemního profilu souhlasí Zákazník s těmito Podmínkami a potvrzuje, že smlouvu uzavírá v souvislosti se svou podnikatelskou činností nebo samostatným výkonem svého povolání, nikoli jako spotřebitel, a že je oprávněn smlouvu s Provozovatelem uzavřít.
8. Vytvořením Firemního profilu Provozovatelem Zákazníkovi dochází ke vzniku smlouvy mezi Provozovatelem a Zákazníkem, přičemž obsah smlouvy tvoří tyto Podmínky. Případné dohody písemně uzavřené mezi Provozovatelem a Zákazníkem mají přednost před ustanoveními těchto Podmínek.
9. Zákazník se zavazuje seznámit všechny své Uživatele, kteří mají uživatelský účet v jeho Firemním profilu, s těmito Podmínkami a zajistit jejich dodržování ze strany Uživatelů.
10. Přístupové údaje (identifikátor Firemního profilu, přihlašovací jméno a heslo) jsou při vytvoření Firemního profilu či uživatelského účtu zasílány na e-mailovou adresu příslušného Uživatele, pokud způsob registrace nebo přihlášení nevyžaduje jiný postup. Uživatel je povinen zajistit přístupové údaje proti odcizení, ztrátě nebo zneužití a uchovávat je v tajnosti. Uživatel je povinen bezodkladně Provozovateli oznámit ztrátu nebo neoprávněné užívání přístupových údajů. Provozovatel nenese jakoukoli odpovědnost za újmu způsobenou v souvislosti se zneužitím přístupových údajů. Při zapomenutí hesla není možné heslo Uživateli znovu zaslat, protože si je Provozovatel z bezpečnostních důvodů ve svých databázích neeviduje. V takovém případě si musí Uživatel nastavit nové heslo.
11. Zákazník nese výlučnou odpovědnost za veškeré činnosti prováděné v rámci jeho Firemního profilu v Aplikaci, včetně činností prováděných prostřednictvím účtů Uživatelů ve Firemním profilu Zákazníka.

2. Licenční ujednání

1. Aplikace je autorským dílem ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Autorský zákon“). Majetková práva k Aplikaci podle Autorského zákona i podle mezinárodních dohod o autorském právu, jimiž je Česká republikou stranou, vykonává Provozovatel.
2. Provozovatel tímto uděluje Zákazníkovi omezenou, nepřenosnou, nevýhradní licenci k užívání Aplikace, včetně jejích případných aktualizací, ve státě místa podnikání Zákazníka, a to v rozsahu funkcí podle vybrané verze Aplikace. Licence k užívání placených verzí Aplikace se poskytuje na dobu předplaceného období. Licence k užívání bezplatné verze Aplikace se poskytuje bez předem stanoveného časového omezení, není-li v aktuální nabídce Aplikace uvedeno jinak. Bezplatná verze je určena zejména k seznámení s Aplikací a jejímu vyzkoušení.
3. Úplata za poskytnutí licence je u placených verzí Aplikace zahrnuta v úplatě za užívání Aplikace. Licence k užívání bezplatné verze Aplikace se poskytuje bezúplatně.
4. Zákazník není oprávněn licenci zcela ani zčásti postoupit třetí osobě nebo poskytnout oprávnění tvořící obsah licence třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu Provozovatele. Práva Uživatelů dle těchto Podmínek tím nejsou dotčena.
5. Tyto Podmínky neudělují Zákazníkovi žádná práva v souvislosti s ochrannými známkami ani jinými právy duševního vlastnictví Provozovatele, pokud není v těchto Podmínkách uvedeno jinak.

3. Práva a povinnosti Uživatelů

1. Uživatel je oprávněn užívat Aplikaci jako interní firemní informační systém pro podporu podnikání, a to v rozsahu, v jakém to Aplikace rozsahem svých funkcí umožňuje a jak je stanoveno těmito Podmínkami.
2. Uživatelé jsou povinni neužívat Aplikaci žádným způsobem, který by jakkoli narušoval práva Provozovatele nebo třetích osob.
3. Uživatelé nesmí z jakýchkoli výstupů vygenerovaných z Aplikace odstraňovat nebo měnit jakékoliv ochranné známky Provozovatele, obchodní firmu Provozovatele, název Aplikace, označení o autorských právech nebo jiných právech duševního vlastnictví, pokud se s Provozovatelem Aplikace nedohodnou jinak písemnou formou.
4. Uživatel je povinen zdržet se jakýchkoli zásahů do aplikace nebo její části, zejména provádění jakýchkoli změn, kopií, úprav, dekompilací či reverzního inženýrství.
5. V prostoru Aplikace smí být uloženy pouze soubory, které jsou potřebné k běžnému provozu firemního informačního systému. Aplikace neslouží jako zálohovací či odkládací prostor. V případě překročení maximálního povoleného limitu obsazeného prostoru bude Zákazník Provozovatelem vyzván k napravení situace. Zákazník je povinen velikost obsazeného prostoru snížit nebo se s Provozovatelem dohodnout na podmínkách navýšení tohoto prostoru. Jestliže Zákazník nadále překračuje povolené limity obsazeného prostoru, je Provozovatel oprávněn užívání Aplikace Zákazníkem pozastavit.
6. Zákazník odpovídá Provozovateli za správnost a úplnost údajů uvedených v registraci, ve všech objednávkových formulářích a dalších dokumentech. Zároveň je Zákazník povinen všechny tyto údaje bezodkladně aktualizovat v případě jejich změny či nahlásit jejich změnu Provozovateli. Provozovatel neodpovídá za jakoukoliv újmu způsobenou v důsledku uvedení nesprávných či neaktuálních údajů.
7. Zákazník odpovídá za veškerou újmu způsobenou porušením těchto Podmínek a příslušných právních předpisů Provozovateli, jeho dalším Zákazníkům nebo třetím stranám a nese veškerou odpovědnost za obsah uložený v rámci jeho Firemního profilu v Aplikaci.

4. Práva a povinnosti Provozovatele

1. Provozovatel je oprávněn provádět plánované odstávky Aplikace za účelem její údržby a aktualizací.
2. Provozovatel je oprávněn provádět neplánované odstávky Aplikace, pokud to situace vyžaduje a je nutné je neodkladně provést za účelem zajištění správného fungování Aplikace.
3. Provozovatel nenese žádnou odpovědnost za nefunkčnost či nedostupnost Aplikace, která je zapříčiněna Zákazníkem či jakoukoli třetí stranou.
4. Provozovatel se zavazuje, že údaje Uživatelů uložené v Aplikaci nebude editovat ani jinak upravovat.
5. Aplikace vyžaduje moderní webový prohlížeč s podporou JavaScriptu, HTML5 a CSS3. Doporučujeme používat aktuální podporovanou verzi běžných prohlížečů, například Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome nebo Safari. Provozovatel nenese odpovědnost za nefunkčnost či nedostupnost Aplikace způsobenou technickým problémem na straně Uživatele, subdodavatele, internetového připojení nebo vyšší mocí.
6. O poruchách, odstávkách a jiných důležitých změnách v provozování Aplikace je Provozovatel povinen informovat Zákazníka s dostatečným předstihem, je-li to technicky možné.
7. Provozovatel si vyhrazuje právo dle svého vlastního uvážení změnit, zlepšit a opravit funkce Aplikace, provádět aktualizace Aplikace a je oprávněn změnit parametry Aplikace a jejích verzí, s čímž Zákazník souhlasí. Je však povinen tyto změny předem oznámit Zákazníkovi.

5. Úplata za užívání Aplikace

1. Je-li Zákazník právnická osoba, nebo fyzická osoba podnikající, formu platby za Aplikaci a veškeré kroky jsou součástí tohoto článku, vyjma ods. 11, který specifikuje vztah pro fyzické osoby.
2. Provoz placených verzí Aplikace se hradí formou předplatného podle aktuálního ceníku Provozovatele zveřejněného na internetových stránkách www.erpena.com, platného ke dni objednání placené verze Aplikace nebo k okamžiku vystavení faktury Provozovatele za prodloužení předplatného. Výše úplaty je v ceníku Provozovatele uvedena bez DPH.
3. Po objednání placené verze Aplikace Provozovatel vystaví Zákazníkovi zálohovou fakturu na příslušnou částku úplaty a DPH (pokud se uplatní) a zašle ji Zákazníkovi na e-mail uvedený při objednávce. Teprve po uhrazení této zálohové faktury zřídí Provozovatel Zákazníkovi přístup do odpovídající placené verze Aplikace. Do doby zaplacení a zpřístupnění placené verze může Zákazník používat bezplatnou verzi Aplikace v rozsahu aktuálně dostupném podle nabídky Provozovatele.
4. Provozovatel dále vystaví Zákazníkovi zálohovou fakturu vždy na další období nejméně 10 dní před skončením předplaceného období. Pokud Zákazník nezaplatí úplatu na další období před skončením předplaceného období, do Aplikace automaticky ztrácí přístup.
5. Zákazník může Provozovatele požádat o přechod na jinou verzi Aplikace, rozšíření datového prostoru v Aplikaci či zřízení nebo zrušení jiné příplatkové služby.
6. Při přechodu na vyšší verzi Aplikace či zřízení příplatkové služby vystaví Provozovatel Zákazníkovi zálohovou fakturu na rozdíl již uhrazené částky poměrně připadající na zbytek aktuálně předplaceného období a částky odpovídající úplatě za vyšší verzi Aplikace nebo příplatkové služby.
7. Při přechodu na nižší verzi Aplikace či zrušení příplatkové služby Provozovatel Zákazníkovi nevrací již uhrazenou úplatu.
8. Provozovatel je oprávněn do budoucna změnit rozsah funkcí, kapacitní nebo časová omezení či jiné podmínky poskytování bezplatné verze Aplikace, včetně jejího případného zpoplatnění. O změně, která se dotkne stávajících Zákazníků, je Provozovatel informuje s přiměřeným předstihem. Dojde-li ke zpoplatnění bezplatné verze, je Zákazník oprávněn ukončit smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem bez výpovědní doby
9. Veškeré daňové a účetní doklady bude Provozovatel Zákazníkovi zasílat v elektronické podobě na e-mailovou adresu Zákazníka uvedenou při objednávce, s čímž Zákazník výslovně souhlasí.
10. Faktury a zálohové faktury se považují za uhrazené při splnění všech následujících podmínek:
    • platba je zaslána na správný účet Provozovatele uvedený na příslušném daňovém dokladu,
    • je poukázána přesná částka ve správné měně, jak je uvedeno na příslušném daňovém dokladu,
    • při platbě je uveden správný variabilní symbol a
    • platba je připsána na účet Provozovatele.
11. Aplikace je určena k užívání v souvislosti s podnikatelskou nebo profesní činností. Provozovatel neuzavírá prostřednictvím standardní registrace smlouvy se spotřebiteli.

6. Záruky

1. Provozovatel nezaručuje a neodpovídá za to, že Aplikace bude:
   • kompatibilní s jakýmkoliv hardwarem a softwarem Zákazníka,
   • dostupná po celou dobu předplaceného období a že její provoz bude nepřerušený, bezpečný nebo bez chyb,
   • vyhovovat požadavkům Zákazníka nebo splňovat jakoukoliv určitou úroveň výkonu nebo funkčnosti, nebo
   • prostá virů, neoprávněného zásahu, poškození nebo jiných poruch zabezpečení.
2. Aplikace se poskytuje tak, jak byla a jak je nyní připravena, bez jakékoli záruky, ať již výslovně uvedené nebo mlčky předpokládané. Veškerá rizika spojená s užíváním Aplikace nese Zákazník.
3. Provozovatel nenese odpovědnost za to, že výstupy vygenerované z Aplikace splňují veškeré požadavky vyžadované platnými a účinnými právními předpisy pro tento druh výstupu a je odpovědností Zákazníka, aby se ujistil o jejich úplnosti a bezchybnosti.
4. Provozovatel nenese žádnou odpovědnost za případnou ztrátu souborů a dat vzniklou technickými problémy. Zálohování souborů a dat v Aplikaci Provozovatel provádí pouze u placených verzí Aplikace, a to v pravidelných intervalech zpravidla 1x denně.
5. Provozovatel u bezplatné verze Aplikace nijak negarantuje dostupnost a rychlost Aplikace. Zákazník nemá nárok na náhradu jakékoli újmy vzniklé v souvislosti s nedostupností Aplikace. Jestliže má Zákazník vyšší požadavky, doporučuje se přejít na některou placenou verzi Aplikace.
6. Provozovatel garantuje dostupnost Aplikace jen u placených verzí, a to v rozsahu uvedeném u specifikace jednotlivých verzí Aplikace na internetových stránkách www.erpena.com. V případě porušení garantované dostupnosti Aplikace má Zákazník právo na kompenzaci ve formě slevy z úplaty za užívání Aplikace za následující předplatné období, a to ve výši určené dle dohody mezi Zákazníkem a Provozovatelem. Do doby nedostupnosti Aplikace se nezapočítává doba nedostupnosti Aplikace během plánovaných odstávek v rozsahu až do 5 hodin měsíčně zpravidla v nočních hodinách mezi 22:00 - 05:00 hodinou.
7. V případě nefunkčnosti či poruchy Aplikace je Zákazník povinen závadu oznámit Provozovateli, a to nejpozději do 24 hodin od počátku nefunkčnosti Aplikace.
8. U placených verzí Aplikace poskytuje Provozovatel Zákazníkovi zákaznickou podporu ve formě e-mailové komunikace, pokud není mezi Provozovatelem a Zákazníkem písemně dohodnuto jinak. U bezplatné verze Aplikace není Provozovatelem zákaznická podpora poskytována.
9. Provozovatel nese vůči Zákazníkovi odpovědnost jen za škodu, kterou utrpí v důsledku porušení těchto Podmínek Provozovatelem. Provozovatel však Zákazníkovi neodpovídá za jakoukoli újmu, která může vzniknout a kterou Provozovatel nebyl schopen předvídat jako následek svého porušení těchto Podmínek. Odpovědnost Provozovatele nebude za žádných okolností zahrnovat jakékoliv obchodní ztráty, které Zákazníkovi mohou vzniknout, včetně, nikoliv však výlučně, ztrátu dat, ušlý zisk, poškození dobrého jména nebo přerušení obchodní činnosti. Odpovědnost Provozovatele za porušení těchto Podmínek v žádném případě nepřevýší výši úplaty uhrazené Zákazníkem Provozovateli za užívání Aplikace.
10. Nic z toho, co je uvedeno v těchto Podmínkách, nevylučuje případnou odpovědnost Provozovatele za:
    • zranění, smrt nebo jinou újmu na přirozených právech člověka,
    • újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti včetně újmy způsobené podvodným jednáním,
    • jakoukoliv skutečnost, u níž by bylo vyloučení či omezení odpovědnosti nebo pokus o vyloučení či omezení odpovědnosti ze strany Provozovatele považováno za nezákonné.

7. Ukončení vztahu

1. Provozovatel je oprávněn pozastavit užívání Aplikace Zákazníkem, pokud se lze důvodně domnívat, že Zákazník nebo Uživatel porušuje v souvislosti s užíváním Aplikace jakékoli právní předpisy nebo tyto Podmínky za účelem prošetření této záležitosti.
2. Provozovatel může ukončit smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem výpovědí bez výpovědní doby, pokud aktivita Zákazníka nebo obsah, který ukládá, alespoň částečně spadá do některé z následujících kategorií:
   • je v rozporu s právním řádem České republiky či platnými mezinárodními úmluvami,
   • je v rozporu s dobrými mravy,
   • porušuje autorská práva nebo jiná práva duševního vlastnictví Provozovatele nebo třetích osob,
   • způsobuje rozesílání nevyžádaných zpráv (spam),
   • přímo či nepřímo poškozuje jakákoliv práva Provozovatele nebo třetích osob,
   • přetěžuje infrastrukturu nebo technické či softwarové prostředky Provozovatele či jiných stran,
   • ohrožuje soukromí nebo bezpečnost jiných systémů či osob.
   Smlouva mezi Provozovatelem a Zákazníkem bude ukončena doručením výpovědi Provozovatele Zákazníkovi. Zákazník nemá v případě pozastavení nebo ukončení přístupu k užívání dle bodu 1 a 2 tohoto článku právo na vrácení již uhrazené úplaty za užívání Aplikace.
3. Provozovatel je oprávněn po předchozím upozornění zrušit Firemní profil Zákazníka u bezplatné verze Aplikace, pokud se Zákazník ani žádný z jeho Uživatelů nepřihlásil do Aplikace déle než 6 měsíců.
4. Provozovatel si vyhrazuje právo přestat Aplikaci kdykoliv provozovat. V takovém případě Provozovatel zašle Zákazníkovi výpověď na jeho e-mailovou adresu.
   • U bezplatné verze Aplikace je Provozovatel oprávněn ukončit smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem bez výpovědní doby
   • U placených verzí Aplikace je Provozovatel oprávněn ukončit smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem s výpovědní dobou v délce jeden měsíc
5. Zákazník je oprávněn přestat Aplikaci kdykoli využívat.
   • U bezplatné verze aplikace je Zákazník oprávněn ukončit smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem ukončením používání Aplikace bez nutnosti formálního ukončení tohoto vztahu.
   • U placených verzí Aplikace je Zákazník oprávněn ukončit smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem s výpovědní dobou v délce jeden měsíc
6. Zákazník nemá nárok na jakoukoli náhradu v souvislosti se zrušením jeho uživatelského přístupu do Aplikace nebo jeho Firemního profilu, než jak je stanoveno těmito Podmínkami.

8. Mlčenlivost a ochrana osobních údajů

1. Provozovatel i Zákazník se zavazují k mlčenlivosti o skutečnostech, které se vzájemně dozvěděli v souvislosti se zřízením a provozem Aplikace a o informacích, které Uživatel zadal do Aplikace, a k tomu, že tyto informace nezpřístupní žádné třetí straně bez předchozího písemného souhlasu druhé Strany. Toto omezení neplatí pro zpřístupnění informací:
   • vyžadované právním předpisem nebo rozhodnutím vydaným příslušným orgánem
   • učiněné odborným poradcům, pokud jsou vázáni povinností mlčenlivosti minimálně ve stejném rozsahu, jaký obsahují tyto Podmínky.
2. Za účelem provozování Aplikace a plnění povinností Provozovatele podle těchto Podmínek a příslušných právních předpisů může docházet ke zpracování osobních údajů Zákazníka a/nebo Uživatelů Provozovatelem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.
3. Bližší informace o zpracování osobních údajů naleznetev Zásadách zpracování osobních údajů.

9. Změny Podmínek

1. Tyto Podmínky mohou být Provozovatelem jednostranně měněny. Provozovatel je v takovém případě povinen informovat Zákazníka to prostřednictvím kontaktních údajů (standardně e-mailovou zprávou). Zákazník je oprávněn jednostrannou změnu Podmínek Provozovatelem odmítnout do třiceti dnů ode dne oznámení změny Podmínek Zákazníkovi. Pokud Zákazník změnu Podmínek v této lhůtě neodmítne, platí, že se změnou Podmínek souhlasí. V případě odmítnutí změny Podmínek Zákazníkem je Provozovatel na základě vlastního uvážení oprávněn rozhodnout, že Provozovatel se Zákazníkem budou nadále pokračovat ve smluvním vztahu dle Podmínek v nezměněné podobě nebo může smluvní vztah mezi Provozovatelem a Zákazníkem z tohoto důvodu vypovědět bez výpovědní doby. O zvoleném řešení je povinen Zákazníka bezodkladně informovat.
2. Podle takto změněných Podmínek se řídí i právní vztahy vzniklé přede dnem nabytí účinnosti změn Podmínek, avšak vznik práv a povinností, ke kterým došlo přede dnem nabytí účinnosti změn Podmínek, se posuzuje podle dosavadního znění Podmínek.

10. Závěrečná ustanovení

1. Veškerá práva a povinnosti Provozovatele a Zákazníka, která nejsou upravena těmito Podmínkami, se řídí platnými a účinnými právními předpisy České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“).
2. Pro rozhodnutí všech případných sporů mezi Provozovatelem a Zákazníkem budou příslušné soudy České republiky s tím, že se Provozovatel se Zákazníkem dle § 89a zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, dohodli na místní příslušnosti soudu prvního stupně podle místa sídla Provozovatele.
3. Veškerá oznámení týkající se těchto Podmínek bude Provozovatel Zákazníkovi zasílat v elektronické podobě na e-mailovou adresu Zákazníka uvedenou při objednávce, s čímž Zákazník výslovně souhlasí.
4. Tyto Podmínky představují úplnou dohodu mezi Provozovatelem a Zákazníkem ohledně jejich předmětu. Jakékoliv změny nebo dodatky těchto Podmínek musí být učiněny písemně nebo v souladu s článkem 9 těchto Podmínek.
5. Právní neúčinnost nebo neplatnost jednotlivých ustanovení těchto Podmínek nebo jejich změn se nedotýkají platnosti a účinnosti ostatních ustanovení těchto Podmínek.
6. Zákazník není oprávněn postoupit nebo převést práva a povinnosti vyplývající pro něj z těchto Podmínek na třetí osobu bez předchozího písemného souhlasu Provozovatele.
7. Odpověď Zákazníka na tyto Podmínky s dodatky nebo odchylkami není považována za přijetí těchto Podmínek.
8. Pro vyloučení pochybností strany vylučují aplikaci ustanovení § 1799 a 1800 občanského zákoníku o doložkách v adhezních smlouvách.
9. Změní-li se po uzavření Podmínek okolnosti do té míry, že se plnění stane pro Zákazníka obtížnější, nemění to nic na jeho povinnosti splnit své povinnosti dle těchto Podmínek
10. V případě, že jsou tyto Podmínky k dispozici ve více jazykových verzích, má v případě rozporů přednost česká verze. Provozovatel v takovém případě neodpovídá za správnost překladu Podmínek do jiných jazyků.
11. Tyto Podmínky nabývají platnosti a účinnosti dne 25. 8. 2026.